Trong tâm trí của nhiều người trên thế giới, Nhật Bản từ lâu đã là biểu tượng của công nghệ tương lai. Đó là đất nước của tàu cao tốc Shinkansen, robot hình người, các tập đoàn điện tử từng thống trị thị trường toàn cầu và những thành phố ngập tràn màn hình kỹ thuật số. Hình ảnh ấy mạnh mẽ đến mức nhiều du khách lần đầu đặt chân đến Nhật thường kỳ vọng sẽ được chứng kiến một xã hội vận hành hoàn toàn bằng công nghệ tiên tiến.
Nhưng khi sống lâu hơn ở Nhật Bản, nhiều người lại phát hiện một thực tế hoàn toàn khác. Không ít thủ tục vẫn yêu cầu giấy tờ in sẵn. Nhiều doanh nghiệp tiếp tục sử dụng máy fax. Một số quy trình hành chính vẫn dựa vào con dấu cá nhân thay vì chữ ký điện tử. Trong nhiều văn phòng, những hệ thống phần mềm cũ kỹ đã tồn tại hàng chục năm vẫn được duy trì vì không ai muốn thay đổi.
Sự tương phản giữa hình ảnh công nghệ cao và thực tế chuyển đổi số chậm chạp đã tạo nên một trong những nghịch lý đáng chú ý nhất của Nhật Bản hiện đại.
Điều đầu tiên cần hiểu là năng lực sản xuất công nghệ và năng lực số hóa xã hội không giống nhau.
Nhật Bản từng là trung tâm của cuộc cách mạng điện tử tiêu dùng toàn cầu. Trong những năm 1970, 1980 và 1990, các thương hiệu Nhật gần như thống trị thị trường tivi, máy quay, đầu đĩa, máy ảnh và hàng loạt sản phẩm điện tử khác. Những cái tên như Sony, Panasonic, Toshiba hay Sharp từng là biểu tượng của đổi mới công nghệ.
Tuy nhiên, việc sản xuất ra công nghệ tiên tiến không đồng nghĩa với việc áp dụng công nghệ đó vào mọi mặt của đời sống xã hội. Trong khi nhiều quốc gia đẩy mạnh số hóa quy trình hành chính, doanh nghiệp và giáo dục, Nhật Bản lại tiến chậm hơn nhiều so với hình ảnh mà thế giới vẫn hình dung.
Các bảng xếp hạng quốc tế về năng lực cạnh tranh số trong những năm gần đây cho thấy Nhật Bản không còn nằm trong nhóm dẫn đầu. Điều này gây bất ngờ bởi đất nước này vẫn sở hữu nền kinh tế lớn thứ tư thế giới, lực lượng kỹ sư hùng hậu và nền tảng khoa học kỹ thuật rất mạnh.
Máy fax, con dấu
Một trong những biểu tượng nổi tiếng nhất của sự chậm chạp trong chuyển đổi số tại Nhật Bản là máy fax. Ở nhiều quốc gia phát triển, fax gần như đã biến mất khỏi đời sống thường nhật từ lâu. Email, nền tảng điện toán đám mây và chữ ký điện tử đã thay thế gần như hoàn toàn vai trò của nó.
Tại Nhật Bản, câu chuyện lại khác.
Không ít doanh nghiệp vẫn coi fax là một công cụ làm việc quen thuộc. Nhiều trường học và tổ chức công cộng tiếp tục sử dụng fax để trao đổi thông tin. Trong một số trường hợp, việc gửi tài liệu qua fax vẫn được xem là phương thức chính thức và đáng tin cậy hơn email.
Đối với người nước ngoài, điều này có vẻ khó hiểu. Nhưng với nhiều người Nhật, fax đơn giản là một phần của quy trình đã vận hành ổn định trong nhiều thập niên. Khi một hệ thống vẫn hoạt động được, họ không nhìn thấy lý do cấp bách để thay đổi nó.
Đó cũng là một trong những đặc điểm quan trọng của văn hóa quản trị Nhật Bản: ưu tiên sự ổn định hơn sự đột phá.
Một biểu tượng khác thường được nhắc đến là con dấu cá nhân, hay còn gọi là hanko. Trong nhiều giao dịch, từ hợp đồng lao động đến thủ tục hành chính, con dấu từng đóng vai trò xác nhận danh tính và ý chí pháp lý của một cá nhân. Mặc dù chính phủ đã thúc đẩy việc giảm phụ thuộc vào hanko, dấu ấn của hệ thống này vẫn còn rất lớn.
Vấn đề nằm ở chỗ nhiều quy trình được thiết kế xoay quanh việc đóng dấu trực tiếp trên giấy tờ. Khi muốn số hóa quy trình, toàn bộ hệ thống liên quan cũng phải được thiết kế lại. Điều này đòi hỏi chi phí, thời gian và sự đồng thuận từ nhiều bên.
Không phải ai cũng sẵn sàng cho sự thay đổi đó.
Nếu có một sự kiện buộc Nhật Bản phải nhìn thẳng vào những hạn chế của mình, đó chính là đại dịch COVID-19. Khi nhiều quốc gia chuyển nhanh sang làm việc từ xa, học trực tuyến và dịch vụ công trực tuyến, Nhật Bản gặp không ít khó khăn.
Nhiều nhân viên vẫn phải đến văn phòng chỉ để đóng dấu hoặc xử lý giấy tờ. Một số cơ quan chưa có hạ tầng số phù hợp để hỗ trợ làm việc từ xa quy mô lớn. Những quy trình vốn được xem là bình thường trong thời kỳ trước bỗng trở thành rào cản rõ rệt.
Đại dịch đã cho thấy rằng việc duy trì các hệ thống cũ không chỉ gây bất tiện mà còn làm giảm khả năng thích ứng của cả nền kinh tế trước các cú sốc bất ngờ.
Hệ thống cũ kỹ: gánh nặng vô hình của nền kinh tế Nhật
Một trong những vấn đề lớn nhất mà các chuyên gia thường nhắc tới là sự tồn tại của các "legacy systems" – những hệ thống công nghệ thông tin được xây dựng từ nhiều thập niên trước.
Các hệ thống này thường được tùy biến riêng cho từng cơ quan hoặc doanh nghiệp. Chúng vẫn vận hành được nhưng ngày càng khó bảo trì, khó tích hợp với công nghệ mới và thiếu nhân lực đủ khả năng quản lý.
Nhiều công ty hiểu rằng họ cần nâng cấp. Tuy nhiên, thay thế toàn bộ một hệ thống đang phục vụ hàng triệu khách hàng là một công việc cực kỳ tốn kém và rủi ro. Kết quả là các tổ chức tiếp tục vá víu hệ thống cũ thay vì xây dựng một nền tảng hoàn toàn mới. Theo thời gian, điều này tạo nên một vòng luẩn quẩn: càng trì hoãn cải cách, chi phí cải cách càng lớn.
Để hiểu sâu hơn, nhiều nhà nghiên cứu cho rằng cần nhìn vào yếu tố văn hóa. Trong nhiều thập niên, xã hội Nhật Bản được xây dựng trên nền tảng đề cao tính ổn định, độ chính xác và khả năng giảm thiểu sai sót. Điều này giúp Nhật Bản tạo ra những sản phẩm nổi tiếng về chất lượng và độ tin cậy.
Tuy nhiên, cùng một đặc điểm đó đôi khi lại làm chậm quá trình đổi mới. Trong khi các công ty công nghệ ở Mỹ thường chấp nhận thử nghiệm, thất bại và điều chỉnh liên tục, nhiều tổ chức Nhật Bản có xu hướng đòi hỏi mức độ chắc chắn rất cao trước khi triển khai thay đổi.
Điều này khiến các dự án số hóa kéo dài hơn và khó tạo ra các bước nhảy vọt.
Việc duy trì những hệ thống cũ không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra rủi ro an ninh mạng. Trong những năm gần đây, Nhật Bản trở thành mục tiêu của nhiều cuộc tấn công mạng nhằm vào cơ quan nhà nước, viện nghiên cứu và doanh nghiệp.
Các chuyên gia cảnh báo rằng những hệ thống được thiết kế cho một thế giới ít kết nối hơn thường không đủ khả năng chống lại các mối đe dọa hiện đại. Khi cơ sở hạ tầng kỹ thuật số chậm được nâng cấp, mức độ dễ tổn thương cũng gia tăng.
Đây là một trong những lý do khiến chính phủ Nhật Bản ngày càng coi chuyển đổi số là vấn đề an ninh quốc gia chứ không chỉ là câu chuyện công nghệ.
Cuộc chạy đua để bắt kịp tương lai
Nhận thức được những thách thức đó, chính phủ Nhật Bản đã triển khai nhiều chương trình cải cách trong những năm gần đây.
Các cơ quan chuyên trách về chuyển đổi số được thành lập. Những quy định lỗi thời dần được rà soát. Nhiều thủ tục hành chính được chuyển lên môi trường trực tuyến. Các chương trình đào tạo nhân lực công nghệ và an ninh mạng cũng được mở rộng.
Tuy nhiên, việc thay đổi một hệ thống đã tồn tại hàng chục năm không thể diễn ra chỉ sau vài năm. Nhật Bản đang phải đối mặt với một nhiệm vụ đặc biệt khó khăn: hiện đại hóa một nền kinh tế cực kỳ phát triển mà không làm gián đoạn những cấu trúc đã vận hành ổn định trong thời gian dài.
Câu chuyện của Nhật Bản mang đến một bài học đáng suy ngẫm cho nhiều quốc gia.
Thành công trong quá khứ không bảo đảm vị thế dẫn đầu trong tương lai. Một đất nước có thể rất mạnh về kỹ thuật, sản xuất và nghiên cứu khoa học nhưng vẫn gặp khó khăn khi thích nghi với những thay đổi về mô hình quản trị và tổ chức xã hội.
Nghịch lý của Nhật Bản không phải là họ thiếu công nghệ. Trái lại, họ có quá nhiều thành công công nghệ trong quá khứ. Chính những hệ thống từng tạo nên thành công ấy đôi khi lại trở thành lực cản đối với sự thay đổi.
Trong kỷ nguyên số, thách thức không còn chỉ là phát minh ra công nghệ mới. Thách thức lớn hơn là làm thế nào để một xã hội có thể thay đổi đủ nhanh để tận dụng công nghệ đó. Và đó chính là bài toán mà Nhật Bản đang nỗ lực giải quyết.
