Trong bối cảnh cơ quản lý thuế ngày càng dựa vào dữ liệu và dòng tiền qua ngân hàng, nhiều hộ kinh doanh đang có xu hướng quay trở lại sử dụng tiền mặt như một cách “giảm dấu vết”. Không ít người tin rằng, tiền chưa đi qua hệ thống thì sẽ ít bị kiểm soát hơn.
Tuy nhiên, thực tế vận hành đang cho thấy một nghịch lý: chính việc phụ thuộc vào tiền mặt lại khiến nhiều hộ kinh doanh rơi vào trạng thái mất kiểm soát, thậm chí thất thoát tài chính mà không nhận ra. Rủi ro, vì thế, không chỉ nằm ở phía cơ quan quản lý, mà còn xuất phát từ nội tại hoạt động kinh doanh.
Thực tế tại nhiều cửa hàng cho thấy, thất thoát tiền mặt không đến từ những khoản lớn, mà bắt đầu từ những sai lệch rất nhỏ. Ví dụ, một quán ăn có doanh thu khoảng 10 triệu đồng mỗi ngày, nếu mỗi ca thu ngân chỉ lệch vài trăm nghìn do nhầm lẫn hoặc thiếu kiểm soát, thì sau một tháng số tiền này đã lên tới hàng triệu đồng, và sau một năm có thể là một khoản đáng kể. Điều đáng nói là trong môi trường giao dịch tiền mặt, chủ kinh doanh thường không có đủ dữ liệu để xác định sai lệch xảy ra ở đâu, khiến việc xử lý gần như không thể.
Việc giữ nhiều tiền mặt trong cửa hàng cũng kéo theo rủi ro rất thực tế về an toàn tài sản. Khi một lượng tiền lớn được tích trữ tại chỗ, như trường hợp nhiều cửa hàng tạp hóa giữ 50–80 triệu đồng trong két, nguy cơ mất cắp hoặc bị trộm đột nhập luôn hiện hữu. Nếu sự cố xảy ra, không chỉ thiệt hại là mất trắng số tiền đó mà còn rất khó để chứng minh và xử lý, đặc biệt khi không có bảo hiểm hoặc hệ thống ghi nhận rõ ràng. Đây là dạng rủi ro “thấy ngay được” nhưng thường bị xem nhẹ cho đến khi xảy ra.
Không chỉ dừng lại ở việc thất thoát, việc thiếu dữ liệu còn khiến nhiều hộ kinh doanh đánh giá sai hiệu quả hoạt động. Tiền mặt thu về đều mỗi ngày dễ tạo cảm giác “làm ăn có lãi”, nhưng thực tế dòng tiền đó có thể đang nằm trong hàng tồn kho, hoặc chưa phản ánh đầy đủ chi phí. Khi không có số liệu rõ ràng, các quyết định như nhập thêm hàng hay mở rộng quy mô thường dựa trên cảm tính. Kết quả là càng làm càng bận, nhưng lợi nhuận không tăng tương ứng.
Một vấn đề khác cũng thường bị bỏ qua là rủi ro từ chính nội bộ. Khi toàn bộ việc thu - chi diễn ra bằng tiền mặt, việc kiểm soát phụ thuộc gần như hoàn toàn vào con người. Những sai lệch nhỏ trong ghi chép, hoặc việc giữ lại một phần tiền trong từng giao dịch, có thể xảy ra mà không bị phát hiện kịp thời. Do không có hệ thống đối chiếu rõ ràng, chủ kinh doanh cũng không có cơ sở để kiểm tra hoặc xử lý.
Nếu trong giai đoạn đầu, tiền mặt giúp việc vận hành đơn giản hơn, thì khi quy mô kinh doanh tăng lên, chính yếu tố này lại trở thành rào cản.
Đầu tiên, việc tiếp cận vốn trở nên khó khăn khi không có dòng tiền rõ ràng để chứng minh với ngân hàng. Thứ hai, nhiều nhà cung cấp lớn hoặc đối tác chính thức yêu cầu thanh toán qua ngân hàng và hóa đơn đầy đủ, khiến hộ kinh doanh phụ thuộc vào tiền mặt khó tham gia vào chuỗi cung ứng chính thức.
Cuối cùng, khi có nhu cầu sang nhượng hoặc mở rộng, việc thiếu dữ liệu tài chính đáng tin cậy sẽ làm giảm giá trị kinh doanh hoặc khiến giao dịch không thể thực hiện.
Ví dụ, chủ cửa hàng bán phụ kiện điện thoại muốn sang nhượng cửa hàng với giá 500tr, để chứng minh cho người mua doanh thu ổn định hàng tháng, nếu trước kia bán hàng thu tiền mặt là chủ yếu thì khó chứng minh được doanh thu ổn định, nếu thu qua tài khoản thì chỉ cần in sao kê ra là người mua sẽ tin và dễ dàng đồng ý với mức giá đó mà ko bị ép giá xuống hoặc có thể là không sang nhượng được.
Nói cách khác, tiền mặt có thể giúp một hộ kinh doanh vận hành trong ngắn hạn, nhưng lại hạn chế khả năng phát triển trong dài hạn.
Trong một số trường hợp, rủi ro còn xuất hiện khi có vấn đề phát sinh cần giải trình. Khi xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra, việc không có dữ liệu rõ ràng khiến hộ kinh doanh rơi vào thế bị động. Lúc này, câu chuyện không còn là đúng hay sai, mà là ai có thể chứng minh được.
Điểm đáng chú ý là những vấn đề này thường không xảy ra ngay lập tức, mà hình thành theo một vòng lặp. Khi dùng tiền mặt nhiều, dữ liệu ngày càng thiếu; khi thiếu dữ liệu, quyết định dễ sai; hiệu quả giảm lại khiến người kinh doanh muốn “giữ tiền ngoài hệ thống” nhiều hơn. Càng kéo dài, việc kiểm soát càng khó.
Điều này không có nghĩa là tiền mặt cần phải loại bỏ hoàn toàn. Trong nhiều trường hợp, tiền mặt vẫn cần thiết và phù hợp, đặc biệt với các giao dịch nhỏ. Tuy nhiên, khi tiền mặt chiếm phần lớn doanh thu mà không đi kèm với việc ghi nhận và đối soát, rủi ro sẽ tăng lên rất nhanh khi việc kinh doanh ngày càng phát triển.
Vấn đề cốt lõi, vì vậy, không nằm ở việc dùng tiền mặt hay không, mà nằm ở khả năng kiểm soát dòng tiền. Khi không nhìn rõ dòng tiền, người kinh doanh cũng không thể hiểu rõ tình hình của chính mình.
Tiền mặt có thể giúp việc giao dịch trở nên đơn giản hơn trong ngắn hạn, nhưng nếu không được kiểm soát, nó cũng chính là yếu tố làm cho hoạt động kinh doanh trở nên rủi ro hơn trong dài hạn.
